העברה של משרד צריכה להתבצע באופן מקצועי ומחושב. שכן, בשונה מהעברת דירות, ההליך מצריך היכרות עם שלבים שונים וטיפים שיאפשרו לא רק לבצע את ההעברה בשלמותה, אלא גם להמשיך את פעילות המשרד ללא הפרעה. הישארו כאן ותגלו את 4 הטיפים שיאפשרו לכם להעביר את המשרד באופן הטוב ביותר.
תערכו ישיבת צוות עם העובדים לפני שתתחילו בהליך
הטיפ הראשון שיאפשר לכם להתחיל בהליך ברגל ימין הוא לערוך ישיבת צוות מסודרת. במהלכה, תעדכנו את כל העובדים אודות המעבר. שימו לב, העברת המידע צריך להגיע לכלל העובדים, כולל עובדי הניקיון וכל עובד אחר שרגלו תדרוך במשרד בתקופה הקרובה. הודעה מרוכזת שכזו תאפשר לעובדים להרגיש שהם חלק מהמשרד ו"מהמשפחה".
תקראו חוות דעת על חברות להובלת משרדים
עכשיו, אחרי שכולם יודעים שהמשרד צפוי לעבור למקום אחר, תצטרכו לקרוא חוות דעת שנכתבו על ידי חברות שעוסקות בתחום הובלות משרדים. שימו לב – יש לפנות אך ורק לחברות שעוסקות בתחום זה. שכן, חברות להובלת בתים פרטיים אינן מתמחות בנושא והן עשויות לבצע הובלה שגויה. ההמלצה שלנו היא להיכנס לקבוצות של בעלי משרדים מתחומים דומים, כדי לבדוק אם הם ביצעו הובלה בעבר ואם כן, האם יש להם חוות דעת על חברה מוסמכת.
תערכו רשימה מסודרת של ציוד לפי גודל
חשוב מאוד שתתחילו כבר עכשיו למפות את כל חדרי המשרד ולכתוב בקובץ מסודר את כל הציוד שצריך להעביר. אתם יכולים לפתוח למשל קובץ אקסל ולהוסיף לשוניות שיציגו את החדרים הבאים:
- מזכירות
- חדר ישיבות
- חדר תקשורת
- מטבח ועוד
שכן, יצירת קשר עם חברת הובלות ציוד כבד תגלה בפניכם שזהו עניין חיוני שאי אפשר להתחיל בהליך בלעדיו. מסירת הפרטים שיירשמו בקובץ תאפשר לחברה לדעת את גודלה של המשאית שתגיע לצורך ההובלה ולבחון האם יש צורך במנוף או כלים מיוחדים אחרים.
תבקשו מכל עובד לארוז את המשרד שלו
סביר להניח שתרצו לחסוך לעצמכם זמן ומאמץ בכל הנוגע לקיום ההובלה. אם כך, עליכם לפנות לכל אחד מהעובדים שבמשרד ולבקש מהם לארוז את המשרד שלהם באופן עצמאי. שימו לב – חשוב מאוד שתציינו תאריך לביצוע המטלה. שכן, אם העובדים יארזו את המסמכים והחפצים שלהם בשלב מוקדם מידי, הם יגלו שעליהם לחפש אותם בכל פעם מחדש בתוך הארגזים. ההמלצה היא להתחיל בהליך כיום – יומיים לפני ההעברה של המשרד כולו.
מילים אחרונות לסיום
העברה של משרד אינה עניין של מה בכך. מדובר בהליך שמצריך היכרות עם טיפים בסיסיים. בשלב זה אתם מכירים בהם מקרוב ויודעים איך תוכלו לבצע את ההעברה של המשרד שלכם בקלות, כך שנותר לכם רק ליישם אותם על הצד הטוב ביותר וליהנות ממעבר חלק שלא יפגע בשגרת העבודה של המשרד.
